계약사무처리규정

계약사무처리규정

 

 

 

제1장 총 칙

 

제1조(목적) 이 규정은 ○○○아파트 관리규약 제 ○조에 의거하여 관리상 수반되는 제 계약의 사무처리에 관하여 필요한 사항을 규정하여 ○○○아파트 관리가 투명하고 효율적으로 이루어질 수 있도록 함을 그 목적으로 한다.

 

제2조(용어의 정의)

① 이 규정에서 사용하는 “예정가격”이라 함은 입찰 또는 계약 체결 전에 낙찰자 및 계약금액의 결정기준으로 삼기 위하여 미리 작성․비치하여 두는 가격을 말한다.

② 이 규정에서 사용하는 “공사비등 명세서”라 함은 용역견적서, 공사비내역서, 물품내역서등을 말한다.

 

제3조(계약체결당사자 및 사무 처리자) 당해 아파트 사업자등록증상의 사업자가 제 계약의 체결당사자가 되며, 사무의 처리는 관리사무소의 관리과장이 하되, 관리과장의 직제가 없거나 유고시 관리소장이 지명한 자가 처리할 수 있다.

 

제4조(계약의 책임) 입주자대표회의 또는 관리주체 구성원이 계약과 관련하여 고의 또는 중대한 과실로 인하여 예산상의 손해를 끼쳤을 경우 이에 대한 배상책임을 진다. 이 경우 입주자대표회의는 감사로 하여금 재정보증인에게 배상책임을 청구하도록 법률행위를 위임할 수 있다.

 

제5조(원인행위 등)

① 관리주체는 공동주택 관리를 위한 시설물을 교체하거나 적기에 물품을 구매하고자 하는 경우와 용역, 공사발주를 하고자 하는 경우에는 다음 사항을 고려하여야 한다.

1. 사업계획 및 과업내용서 작성

2. 입찰(계약)방법 결정

3. 입주자 등의 동의와 절차에 관한 사항

4. 업체평가기준에 관한 사항

5. 과업의 타당성, 소요예산 적정성 등을 검토한 사항

6. 기타 발주에 필요한 사항

② 발주사업의 금액, 규모, 기간 등 제1항 규정의 사업계획에 대하여 입주민 등의 동의가 필요하다고 인정될 경우에는 관리규약에 따른 입주민 동의를 받고, 이를 공시하여야 한다.

③ 제2항 규정의 사업 이외에 다음 각 호의 사업에 관하여 계약자 결정 및 준공검사(물품검수를 포함한다, 이하 같다)를 할 때에는 이를 지체없이 공시하여야 한다. 이 경우 준공검사는 미리 입주자 등이 입회를 할 수 있는 일시․장소를 공시내용에 포함하여야 한다.

1. 물품구매 : 건당 ○○만원 이상

2. 공 사 : 건당 ○○만원 이상

3. 용 역 : 건당 ○○만원 이상

4. 기 타

④ 입주자대표회의 또는 관리주체는 규모가 큰 공사(000만원이상)를 할 경우 공사추진위원회 또는 특별위원회 등을 조직할 수 있다.

 

 

제2장 예정가격

 

제6조(예정가격의 정의) 예정가격이라 함은 입찰 또는 계약체결 전에 낙찰자 및 계약금액의 결정기준으로 삼기 위하여 미리 작성․비치하여 두는 가액을 말한다.

 

제7조(예정가격의 결정)

① 입주자대표회의는 경쟁입찰에 붙일 사항 또는 수의계약 등에 붙일 사항의 가격을 당해 사항의 규격서 및 설계서 등에 의하여 예정하여야 한다.

② 예정가격은 입주자대표회의 구성원 3분의 2이상의 참석으로 결정하되, 구성원간 가격의 불일치가 있을 시 각자의 가격의 평균치를 예정가격으로 결정한다.

③ 예정가격은 입찰서를 받고 난 뒤 입찰서 개봉과 같은 시점에 결정하여 예정가격이 사전 누출 될 수 있는 소지가 없도록 한다.

 

제8조(예정가격의 결정기준)

① 예정가격의 결정기준은 거래 실례가격, 원가계산에 의한 가격을 원칙으로 하고 이를 적용하기 곤란한 경우 유사한 실례가격 또는 견적가격으로 한다.

② 견적액 비교표를 작성하되 물가 조사기간, 가격조사일시를 명시하고 예정가격 기초금액을 작성한다.

③ 예정가격의 조서는 거래액의 총액(단가계약 경우예외)으로 부가가치세 등 세액이 포함된 내역 가격이어야 한다. 단 일정기간 계속하여 제조,공사,가공,매매,공급,임차등을 하는 계약의 경우에 있어서는 단가에 대하여 그 예정가격을 결정할 수 있다.

 

제9조(예정가격의 비치) 이 규정 제7조 및 제8조에 의하여 결정된 예정가격은 이를 밀봉하여 미리 개찰장소 또는 가격협상 장소 등에 두어야 하며 예정가격이 누설되지 아니하도록 하여야 한다.

 

 

제3장 계 약

제1절 계약의 준비

 

제10조(계약의 원칙)

① 본 아파트의 모든 공사, 용역, 물품구입 기타 계약은 공개경쟁입찰에 의함을 원칙으로 한다.

1. 입주자대표회의는 1,000만원 이상의 공사용역 및 물품 구입의 경우 반드시 사전 조사 승인을 거쳐 공개경쟁입찰에 붙여야 한다.

2. 공개경쟁 입찰에 붙일 경우 입찰의 전과정을 입주자 등에게 공개하여야 하고, 입찰공 고 전에 입찰 내역을 미리 입주민들에게 고지하여 입주민들로 하여금 의견을 진술 할 수 있도록 하여야 하며, 입주민들이 요구시 입찰관련서류를 열람, 복사할 수 있도록 해야 한다.

② 다음 각 호에 해당하는 경우에는 공개경쟁입찰에 붙이지 않을 수도 있다.

1. 계약내용의 성질 또는 목적 상의 특수성 때문에 경쟁에 의함이 불가능하거나 부적당 한 것으로 입주자대표회의에서 판정한때.

2. 천재지변, 기타 긴급한 경우로서 경쟁에 붙일 여유가 없을 때

3. 1건당 (100)만원 이하 공사, (50)만원 이하의 물품을 제조 구입하는 때

 

제11조(입찰공고 및 시기)

① 입찰방법에 의하여 경쟁에 붙이고자 할 때에는 이 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 일간지에 게재하거나 기타의 방법 등으로 공고하여야 한다.

② 입찰공고는 입찰서 제출 마감 일의 전일부터 기산하여 7일전에 이를 행하여야 한다. 다만, 다수 입주자의 피해가 예상되는 긴급을 요하는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 거쳐 그 기한을 정할 수 있다.

 

제12조(입찰공고의 내용) 입찰공고는 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다.

1. 입찰에 붙이는 사항

2. 입찰 또는 개찰의 장소와 일시

3. 입찰참가자의 자격에 관한 사항

4. 현장설명이 필요한 경우 현장설명의 장소, 일시 및 참가자격

5. 입찰보증금과 그 귀속에 관한 사항

6. 입찰방법 및 낙찰자 결정에 관한 사항

7. 제15조 4항의 규정에 의한 입찰무효에 관한 사항

8. 우편입찰의 경우 입찰서를 송부 할 주소

9. 입찰공고를 낸 주체

10. 기타 입찰에 관하여 필요한 사항

 

제13조(입찰참가자의 자격) 입찰참가자격은 다음 각 호에 의한다.

1. 다른 법령의 규정에 의하여 허가․인가․면허 등을 요하거나 자격요건을 갖추어야 할 경우에는 당해 허가․인가․면허 등을 받았거나 당해 자격요건에 적합할 것.

2. 부가가치세법 제5조의 규정에 의하여 당해 사업에 관한 사업자등록증을 교부 받은 자 일 것.

 

제14조(입찰참가자의 제한) 다음 각 호에 해당하는 자는 입찰자격을 부여하지 아니 한다.

1. 계약의 이행에 있어서 고의로 공사 등을 조잡하게 하였거나 물자의 품질과 수량에 관 하여 부정한 행위가 있는 자

2. 경쟁에 있어서 부당하게 가격을 올리게 하거나 또는 내리게 할 목적으로 담합한 자

3. 계약참가를 방해하거나 또는 경락자의 계약체결이나 이행을 방해한 자

4. 입찰방법에 있어서 업무집행을 방해한 자

5. 정당한 이유 없이 계약을 체결하지 아니한 자 또는 계약을 이행하지 아니한 자

6. 당 아파트 입주자대표 및 관리소장과 그 배우자 및 직계존비속

 

제15조(입찰서의 제출․접수 및 입찰의 무효)

① 입찰서는 입찰공고에 표시된 장소와 일시에 입찰자가 직접 또는 그 대리인이 제출하는 것을 원칙으로 하되 경우에 따라서는 우편입찰도 할 수 있다.

② 입찰자는 제출한 입찰서를 교환․변경 또는 취소하지 못한다.

③ 관리주체가 입찰서를 접수할 때에는 당해 입찰서에 확인 인을 날인하고 개찰 시까지 개봉하지 아니하고 보관하여야 한다.

④ 입찰참가자격이 없는 자가 행한 입찰이나, 동일인이 2통 이상의 입찰서를 제출한 입찰 또는 입찰서 상의 금액과 산출내역서 상의 금액이 일치하지 아니한 입찰 등 제출한 서류에 허위나 하자가 있을 시는 무효로 한다.

 

제16조(입찰보증금) 입찰경쟁에 참가하는 자는 현금(보증수표 및 이행보증보험증서 포함)으로 아래 각 호에 해당하는 입찰보증금을 납부하여야 한다.

1. 일시납품 및 6개월 미만인 때 : (100분의 10)

2. 기간이 6개월 이상 장기인 때나 금액 00원 이상인 공사 시 : (100분의 5)

 

제17조(입찰보증금의 귀속) 낙찰자가 낙찰일로부터 5일 이내에 계약을 체결하지 아니할 때에는 입찰보증금은 당 관리회계에 귀속한다.

제18조(재입찰공고) 입찰자가 없을 때 또는 낙찰자가 계약을 체결하지 아니한 때에 다시 입찰을 붙이고자 할 경우 제11조 2항의 기간을 3일까지로 이를 단축할 수 있다.

 

제2절 계약의 종류

제19조(계약의 종류) 당 아파트에서 계약할 수 있는 종류는 다음과 같다.

1. 일반경쟁입찰

2. 제한경쟁입찰

3. 지명경쟁입찰

4. 수의계약

제20조(일반경쟁입찰) 공동주택 관리에 필요한 물품구매․공사․용역 등의 계약을 체결하고자 하는 경우는 일반경쟁입찰에 부쳐야 한다. 다만 계약의 목적․성질․규모 등에 비추어 필요하다고 인정될 때에는 입주자대표회의의 승인을 얻어 입찰참가자의 자격을 제한하거나(제한경쟁입찰) 입찰참가자를 지명하여(지명경쟁입찰) 경쟁에 붙일 수 있으며, 제 26조의 규정에 해당될 때는 수의계약에 의할 수 있다.

 

제21조(일반경쟁입찰의 성립) 일반경쟁입찰은 2인 이상의 유효한 입찰로 성립한다.

제22조(제한경쟁입찰의 조건) 관리주체는 입주자대표회의가 계약의 목적, 성질, 규모 상 입찰자격 제한 결의를 한 경우 계약의 목적별, 성질별, 규모별로 유형화하여 이에 상응하는 경쟁제한 기준을 정하여 이를 미리 신문에 게재하는 방법으로 공고하여 경쟁참가적격자로 하여금 등록을 신청하게 할 수 있다.

 

제23조(제한경쟁입찰자의 선정 및 통지) 입주자대표회의는 제22조의 규정에 의한 등록신청을 받은 때에는 이를 심사하여 유형별, 등급별로 경쟁참가적격자를 선정하고, 관리주체는 이를 입찰등록처리하고 이를 해당자에게 통지한다.

제24조(지명경쟁 계약조건) 다음 각 호의 경우에는 지명경쟁입찰에 부칠 수 있다.

1. 계약의 성질 또는 목적에 의하여 특수한 설비․기술․자재․물품 또는 신용과 실적있 는 자가 아니면 계약의 목적을 달성하기 곤란하다고 입주자대표회의에서 인정할 때.

2. 예정가격이 00만원을 초과하지 아니하는 공사를 하게될 때.

3. 시일 기타 관계로 부득이 하다고 인정할 때.

4. 수의계약에 의할 수 있는 때에는 지명경쟁에 붙여도 무방하다.

 

제25조(지명입찰자의 지정)

① 지명경쟁에 부치고자할 때는 3인 이상의 입찰자를 지정하여야 한다.

② 전항의 규정된 인원수의 지명이 아니 될 때에는 적어도 2인 이상을 지명하여야 한다.

③ 지명경쟁을 하게 될 때 각 입찰자에게 제12조의 내용을 사전에 통지하여야 한다.

 

제26조(수의계약의 조건) 관리주체는 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 수의계약에 의할 수 있다.

1. 계약의 성질 또는 목적에 의하여 특정인 기술․용역․설비 또는 특정한 구조․품질 등으로 인하여 경쟁할 수 없거나 대량구매 등으로 인하여 현저하게 저렴한 가격으로 계약할 수 있는 경우로서 입주자대표회의의 승인을 얻은 때

2. 천재지변, 비상재해 다수 입주자 등의 피해가 예상되는 기타 긴급한 경우로서 경쟁에 붙일 여유가 없을 때

3. 관리규약으로 정하는 금액(다만 200만원을 초과할 수 없다)을 초과하지 아니하는 공 사․제조․물품구입을 하는 때

4. 제10조에 의하여 경쟁입찰을 실시하였으나 입찰자가 1인 뿐인 경우로서 재공고입찰을 실시하더라도 입찰참가자격을 갖춘 자가 1인밖에 없음이 명백하다고 인정될 때

5. 재공고입찰에 부친 경우에도 입찰자 또는 낙찰자가 없는 경우

6. 경쟁에 부치는 것이 불리하다고 인정하여 입주자대표회의의 승인을 얻은 때

7. 수의계약을 할 때에는 2인 이상의 견석서를 받아 비교하여야 한다.

 

제3절 낙찰 및 계약서 작성

 

제27조(낙찰자의 결정)

① 수입의 원인이 되는 경쟁계약에 있어서 예정가격이상의 최고가격 입찰자를 낙찰자로 한다.

② 지출의 원인이 되는 경쟁계약에 있어서는 예정가격이하의 입찰자로 입찰한 자중 예정가격 90/100이상으로 입찰한 자로서 최소가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 한다.

③ 낙찰이 될 동액의 입찰자가 2인 이상 있을 때에는 추첨에 의하여 결정한다.

④ 낙찰자가 계약을 포기한 때에는 차순위자를 낙찰자로 한다.

 

제28조(개찰 및 낙찰선언)

① 관리주체는 지정된 시간까지 입찰서를 접수한 때에는 밀봉된 상태의 입찰봉서를 입주자대표회의에 인계하고 입주자대표회의는 이를 공개리에 개봉하여야 한다.

② 입주자대표회의는 개봉된 입찰서를 확인하고 유효한 입찰서의 입찰금액과 예정가격을 대조하여 내서상의 금액과 입찰금액의 일치여부를 확인하는데 장시간이 소요되는 등 부득이한 사유가 없는 한 지체없이 적격자를 낙찰자로 선언하여야 한다.

 

제29조( 낙찰의 무효처리) 제27조에 의해 낙찰자로 결정된 자가 담합 및 제반 부정의 사실이 발견되었을 때는 낙찰을 무효로 한다.

 

제30조 (계약서의 작성)

① 관리주체가 계약을 체결하고자 할 때에는 계약의 목적, 계약금액, 이행기간, 계약보증금, 위험부담, 지체상금, 하자보수보증금율, 하자담보책임기간등 기타 필요한 사항을 명백히 기재한 계약서를 작성하여야 한다.

② 관리주체는 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 계약서의 작성을 생략할 수 있다. 이 경우에는 청구서, 각서, 협정서, 승낙사항 등 계약의 성립의 근거가 될 수 있는 서류를 비치하여야 한다.

1. 관리규약으로 정하는 금액(단, 계약금액 200만원을 초과할 수 없다)을 초과하지 아니 하는 계약을 체결한 때.

2. 물품구입의 경우에 있어서 즉시 대금을 납부하고 그 물품을 인수한 때.

3. 전기․가스․수도의 공급계약 등 성질상 계약서의 작성이 필요하지 아니한 계약을 한 때.

 

제31조(계약의 연기 및 내용의 변경 ) 관리주체가 계약을 연기 또는 그 내용을 변경하고자 할 때에는 공사변경승인신청서에 사유서,변경설계도 및 설계변경공사비 증감액 명세서를 붙여 입주자대표회의에 통지하여 승인을 받아야 한다. 단 긴급 시에는 임원단(회장,감사 등)의 승인 하에 계약의 연기 및 내용을 변경할 수 있다.

 

제32조(계약 보증금)

① 본 관리주체와 계약을 체결하고자 하는 자는 현금 혹은 자기앞수표로 계약보증금을 납부하여야 한다.

② 이행 보증보험증서 등을 제출한 경우는 전항의 규정은 적용하지 않는다.

③ 계약보증금은 계약조항을 완전히 이행한 후에 환급한다.

④ 계약자가 계약 내용의 의무를 이행하지 아니할 경우에는 계약보증금은 당 아파트 관리회계에 귀속한다.

 

제33조(지체상금)

① 계약자가 계약기간 내 공사를 준공치 못하거나 물품을 완납치 못할 때에는 계약보증금 한도에 구애됨이 없이 지연일수 1일에 대하여 다음과 같이 지체상금으로 가산하여 받아야 한다.

1. 물품의 제조 및 구입 : (1,000분의 1.5)

2. 시설공사 : (1,000분의 1)

3. 물품의 수리 : (1,000분의 1.5)

4. 용역 : (1,000분의 2.5)

② 지체상금에 대한 귀속은 제32조 4항에 준 한다.

 

제34조(하자보증금)

① 관리주체는 공사의 도급자로 하여금 준공검사를 완료한 날로부터 1년 이상 5년 이내의 기간에 공사의 하자보증금으로 공사계약금의 (100의 5)에서 (100의 20)에 해당하는 금액을 준공 검사 후 공사잔금 지불 시까지 현금 또는 하자이행 보증보험 증권을 납부하게 하여야 한다.

② 하자보증금에 대한 귀속은 제33조 4항에 준 한다.

 

제35조(공사계약의 하자담보책임기간) 공사의 도금계약을 체결한 때에는 그 목적물을 인수한 날과 준공검사를 완료한 날 중에서 먼저 도래한 날로부터 1년 이상 10년 이하의 범위 내에서 공종 구분에 따라 하자담보기간을 정하여야 한다. 다만 각 공종간의 하자책임을 구분할 수 없는 복합공사인 경우에는 주된 공종을 기준으로 하여 하자담보책임기간을 정하여야 한다.

 

제36조 (대금의 지급)

① 물자를 구입할 때에는 물품인수 완료후 그 대금을 지급하여야 한다. 다만, 현금으로 물품을 현장에서 구입해야 할 경우에는 그러하지 아니한다.

② 공사, 용역비는 공사계약서에 의거하여 지급하며, 공사물품대금은 청구물품을 완납하여 검수절차에 따라 하자가 없을 때에 지급한다.

 

 

제4장 감독 및 검사

 

제37조(감독)

①관리주체는 공사․제조․물품․용역․기타 도급계약을 체결한 경우에 그 계약의 적정한 이행을 확보하기 위하여 필요하다고 인정할 때에는 그 계약서․설계서 기타 관계서류에 의하여 스스로 이를 감독하거나 소속직원에게 그 사무를 위임하여 필요한 감독을 하게 한다.

②공사위원회나 특별위원회가 구성된 경우 위임하여 필요한 감독을 하게 한다.

 

제38조(검사) 관리주체는 계약상대자가 계약의 이행을 완료한 때에는 그 이행을 확인하기 위하여 계약서․설계서․기타 관계서류에 의하여 스스로 이를 검사하거나 소속직원에게 그 사무를 위임하여 필요한 검사를 하게 한다. 계약에 의하여 기성부분 또는 기납부분에 대하여 완성 또는 완납전에 대가의 전부 또는 일부를 지급하고자 할 때에도 또한 같다.

 

제39조(시정조치)

① 관리주체는 제37조와 제38조에 의거하여 계약상대자가 계약이행 내용의 전부 또는 일부가 계약위반되거나 부당함을 발견하였을 때에는 지체없이 필요한 시정조치를 하여야 한다.

② 시정조치와 관련 제반 법률행위가 발생할 경우 입주자대표회의는 계약내용과 관련 변호사를 선임할 수 있다.

 

제40조(전문가에 의한 감독 및 검사) 관리주체는 제37조 및 제38조의 경우에 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 입주자대표회의에서 선정하는 전문가(건축사법 또는 기술용역육성법의 규정에 의하여 등록한 자를 말한다)로 하여금 필요한 감독 또는 검사를 하게 하여야 한다. 이 경우 감독 및 검사결과는 서면으로 보고하게 하여 확인하여야 한다.

1. 특히 전문적인 지식 또는 기술을 필요로 한다고 입주자대표회의가 지정하는 공사

2. 특별수선충당금을 사용하되, 계약금액이 00만원(관리규약으로 달리 규정할 수 있다)이 상의 공사

 

제41조(하자검사) 관리주체는 하자담보 책임기간중 연 2회 이상 정기적으로 하자를 검사하거나 소속직원에게 그 사무를 위임하여 검사하게 하여야 한다. 이 경우 하자검사조서를 작성하여야 한다.

 

제42조(감독․검사조서) 제37조,제38조 및 제41조 규정에 의하여 감독 또는 검사를 하는 자는 감독조서 또는 검사조서를 작성하여야 한다. 다만, 다음 각호의 경우에는 검사조서의 작성을 생략할 수 있다.

1. 관리규약으로 정하는 금액(200만을 초과할 수 없다)을 초과하지 아니하는 계약

2. 전기․가스․수도의 공급계약 등 성질장 검사조서의 작성을 필요로 하지 아니하는 계 약

 

 

 

부 칙

 

제1조(통상관례) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 관계법령(국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 그 시행령) 등의 일반원칙에 따른다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행일 이전에 발생한 사항에 대해서는 소급적용하지 아니한다.

제3조(시행일) 본 규정은 00년 00월 00일부터 시행한다.