문서처리 규정

문서처리 규정

 

 

 

제1장 총 칙

제1조(목적) 본 규정은 OO아파트 입주자대표회의 및 관리사무소(이하 “아파트”라 한다)의 문서의 작성․처리․통제․시행․보관 및 보존에 관한 기준을 정함으로써 일상업무의 원활한 수행을 기하는데 목적이 있다.

 

제2조(정의) 이 규정에 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 입주자대표회의 및 관리사무소 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또 는 시행된 문서(그림, 도면을 포함한다. 이하 같다) 및 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “보관”이라 함은 문서의 처리, 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

3. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

 

제3조(적용범위)

① 문서의 관리는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바 에 의한다.

② 개인정보 등 그 보호가 필요한 문서의 작성과 처리에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 개인 정보 보호에 관한 법령 등에 의하여 처리한다.

 

제4조(사무처리원칙)

① 사무는 문서로 정확․신속히 처리함을 원칙으로 하며 책임소재를 명백히 하여야 한다.

② 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 지체없이 문서로 작성하여야 한다.

1. 긴급하고 중요한 사항으로서 전화, 구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항

2. 회의에서 합의한 사항

3. 금전 또는 수익 비용과 관련한 증빙서류 일체

4. 기타 후일의 업무처리에 관계되거나 참고 될 것이라고 인정되는 사항

 

제5조(문서의 종류) 문서는 법규문서, 영달문서, 공고문서와 일반문서로 나눈다.

1. 법규문서는 법령,규약,규정 및 규정세칙에 관한 문서를 말한다.

2. 영달문서는 지시,명령서 등 입주자대표회의 및 관리주체가 관리사무소에 대하여 일정 한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 고시, 공고 등 입주자대표회의 및 관리주체가 일정한 사항을 관리사무소 또는 입주민에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 일반문서는 전 각호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

 

제6조(문서의 성립 및 효력발생)

① 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자 의 결재가 있음으로서 성립한다.

② 대외 문서는 다른 규정에 특별한 규정에 있는 경우를 제외하고는 상대자에게 도달됨으 로서 효력이 발생함을 원칙으로 한다.

 

 

제2장 문 서 의 작 성

 

제7조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다.

1. 영달문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.

1) 지시 : 입주자대표회의 및 관리주체가 관리사무소에 대하여 개별적, 구체적으로 일 정한 사항을 지시하기 위하여 발하는 문서로서 연도별 일련번호를 사용한 다.

2) 명령서 : 관리사무소직원의 출장, 당직 등 관련업무에 관하여 발하는 명령으로서 연도별 일련번호를 사용한다.

2. 공고문서는 해당자가 공고의 내용을 명확히 이해하도록 구체적으로 일정사항을 명기 하고, 게시기간을 정하여 작성하는 문서로 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 일반문서는 이 규정에서 따로 서식을 정하는 경우를 제외하고 아파트관리 및 운영의 필요에 의해서 작성되는 문서로 연도별 일련번호를 사용한다.

 

제8조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면․통계표․증명원 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4크기의 용지를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

 

제9조(문서의 용어)

① 문서는 한글로 띄어서 가로 쓰되 표준말을 사용한다. 다만, 뜻의 전달이 곤란한 경우에는 ( )하여 한자 또는 외국어를 사용할 수 있다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 하되 한글 또는 한자로 기재하는 경우 괄호안에 아라비아숫자로 표시한다.

③ 문서에 사용하는 일시는 숫자로 표시하며 년 월 일의 문자는 생략하고 점(.)을 찍어 년, 월, 일을 구분할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하며 시, 분의 문자는 생략하고 두점(:)을 찍어서 시 분을 구분 할 수 있다.

 

제10조(글의 색채)

도표를 제외한 문서에 기입하는 문자는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은색을 사용할 수 있다.

 

제11조(수정)

① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 날인하여야 한다. 첨삭의 경우 문서에 수정액 등을 사용하여 내용의 식별이 안되도록 수정하여서는 아니 된다.

② 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 줄의 난 밖에 첨삭한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

제12조(면표시)

① 문서가 두 장 이상으로 이루어질 때에는 문서의 하부 중앙에 권 면수와 그 면의 일괄번호를 기입한다.

② 첨부서류는 면의 표시를 따로 하며 권 면수는 생략할 수 있다.

 

제13조(문서의 구성) 일반문서 중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관 또는 문서번호, 시행 년월일, 수신기관으로 한다.

2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.

3. 결문은 발신자 명의 및 수신처 란으로 한다.

 

제14조(문서번호)

1. 문서의 분류는 문서번호로 한다.

2. 문서번호는 발신 기관별, 년도별 일련번호를 사용함을 원칙으로 한다.

(“○○ 99-01-001”의 경우 명칭은 발신기관을 약자로 표시하고, 99는 연도 표시, 01은 영달문서. 02는 공고문서. 03은 일반문서. 04는 전기관련 문서. 05는 설비관련 문서 06 대외발송문서. 07대외접수문서. 08입주자대표회의 문서. 09감사위원회 문서. 10간행물 ----등으로 분류표시, 001은 발행문서의 일련번호 표시임)

 

제15조(끝표시와 첨부의 표시) 본문이 끝나면 한자 띄우고 “끝”자를 쓰며 본문에 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부 될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 한 자 띄우고 “끝”자를 쓴다.

 

제16조(발신명의) 문서는 입주자대표회의 관련문서는 입주자대표회장 명의로, 관리사무소 관련 문서는 관리소장의 명의로 발신한다.

 

제17조(인장의 날인)

① 대외공문, 문서명령, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 시행문에는 입주자대표회의 또는 관리소장의 직인을 날인하고 관리사무소 내 상호간에 수발되는 문서는 서명으로 할 수 있다.

② 동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러 곳에 동시 발신하는 경우에는 직인을 찍지 아니하고 직인 생략의 표시를 시행문의 상부 중앙에 명기하여 시행 할 수 있다.

③ 입주자에 알리는 공지문이나 홍보문 등은 생략 할 수 있다.

 

 

제3장 문서의 처리

 

제18조(기안)

① 기안은 업무 단위 책임자가 하는 것을 원칙으로 하고 서식이 따로 정하여 있는 것을 제 외하고는 기안용지를 사용한다.

② 내부문서로 따로 서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안용지를 사용할 수 있으며 수신 란에 “보고”,“업무연구”, “품의”, “내부결재”등의 표시를 한다.

③ 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 그 여백에 작성자가 기명 날인한다.

④ 기안문서의 내용이 다른 담당자와 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의 하여 협조를 얻어야 한다.

⑤ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 관리사무소장의 결정에 따른다.

⑥ 기안용지를 이용하여 품의서를 작성하기 이전에 각종의 업무에 대해 사전 조사내용과 진 행경과, 사후 결과에 대한 보고서를 작성할 수 있다.

 

제19조(수정기안) 수신한 문서중 경미한 문서는 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수정자구를 붉은색으로 수신할 문서에 기입하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

 

제20조(일괄 기안) 상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안할 필요가 있다고 인정 될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할수 있으며 시행문을 작성할때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

 

제21조(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서의 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다.

 

제22조(협조)

① 기안문의 내용이 다른 기관 또는 다른 부서에 관련되는 것일때에는 협조전 또는 기안용 지 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.

② 협조에 있어서 동의 할 수 없는 경우에는 지체없이 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며 동의 할 수 없음을 이유로 서명을 거부해서는 아니된다.

 

제23조(결재)

① 기안한 문서는 입주자대표회의 또는 관리사무소장의 결재를 받아야 한다.

② 관련되는 1건의 문서는 그 내용을 요약하여 일괄하여 결재를 받는다.

 

제24조(결재방법)

① 결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며 필요에 따라 결재일시를 표시한 다.

② 결재권자는 두장 이상으로 이루어지는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 결재할때에는 그 합철되는 부분에 결재인으로 간인한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

 

제25조(전결, 대결 및 후결)

① 입주자대표회장 및 관리사무소장은 필요시 부회장 등이나 하위 직위자로 하여금 위임 전결하게 할 수 있다.

② 관리사무소와 관련한 문서중 관리사무소장이 출장, 휴가, 기타사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있다. 또한 이 이외의 경우로서 관리사무소장의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 긴급을 요하는 문서에 한하여 그 차하위 직위까지의 결재로서 우선 시행하고 관리사무소장의 후결을 받아야 한다.

③ 제 1, 2항에 의하여 문서에 시행한 후 정규의 결재권자가 후결시에 그 내용을 수정할때에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보하여야 한다.

 

제26조(문서의 접수)

① 관리주체는 문서관리책임자를 선임하여 문서를 접수토록 해야 한다.

② 문서관리책임자가 문서를 접수한때에는 문서접수대장에 기록하고 접수문서에는 접수인 을 문서의 적당한 여백에 찍는다.

③ 우편 또는 전송, 전화,전자우편에 의하여 발송되어 접수한 문서는 발송기관이 요구한 때 에 한하여 별도의 영수증을 작성하여 발부할 수 있으며 인편에 의하여 접수한 문서는 문 서접수대장의 수령인난에 날인하거나 서명하여 영수의 표시를 하여야 한다.

④ 전송, 전화,전자우편에 의하여 발송한 문서를 접수한 때에는 송신자의 직위, 성명과 수신 자의 직위,성명을 기재하고 수신자가 서명하여야 한다.

⑤ 관리사무소 직원이 전송,전화,전자우편을 받아 작성한 문서는 지체없이 문서관리책임자 에게 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

 

제27조(문서분류 및 처리)

① 문서 주관처에서 문서를 접수한때에는 즉시 문서 접수부에 통지하고 소관부서에 이송한 다.

② 문서를 회부받은 관계부서는 처리전을 첨부하여 입주자대표회의 또는 관리소장의 결재를 받아야 한다.

③ 단순한 공람 또는 보고문서는 처리전을 붙이지 아니할 수 있다.

④ 관계부서장은 지시내용에 따라 기일내에 처리하여야 한다.

 

제28조(문서발송)

① 문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 기안 및 발신문의 첫 면 우편 하부에 발 송자의 직인을 날인하고 문서발송대장에 기재한 후 발송한다.

② 문서는 보통 우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하거나 권리의무에 관 계되는 문서는 등기우편 또는 내용증명으로 발송하여야 한다.

③ 인편, 전신, 전송,전자우편 등으로 발송할 때에는 문서발송대장에 의하여 당해 문서의 수수를 명확히 하여야 한다.

④ 관리비납부내역서, 감사보고서, 책자 등 기타 간행물을 배부할 때에는 문서 발송부의 기 록을 생략하고 필요에 따라 간행물 관리대장을 따로 비치하여 사용할 수 있다.

 

제29조(문서 수발부)

① 관리사무소장은 문서관리책임자를 선임하여 접수대장과 발송대장을 비치하고 이에 의하 여 문서의 수발상황을 기록 정리한다.

② 문서접수대장과 문서발송대장을 한 권의 대장으로 겸용할 때에는 발송에 관한 사항은 붉 은색으로 기재한다.

 

제4장 문서의 보관과 보존

 

제30조(문서편철)

① 문서는 안건마다 그 발생 경과 및 완결권에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다.

② 1건철은 문서를 한 문서내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있는 경우에는 많은 1건철에 철한다.

③ 건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철을 사용하고, 보관철 내의 문서량은 200매를 기준으로 한다.

④ 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 기능별, 보존기간별로 설정하여야 한다.

⑤ 보관철의 설정수가 많아서 번잡할 경우에는 문서 발생량과 성질에 따라 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정하되 보존 기간별로 구분하여야 한다.

 

제31조(편철방법)

① 완결된 1건 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대면에 색인 목록을 붙인다.

②첨부물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서 의 발신처, 분류기호, 일괄제목을 기재하여 별도 보관할 수있다.

③ 보고문서를 접수한 주무처에서 보고자료를 종합하여 1건철로 완결한 때에는 따로 별책으로 편철하여 표면에 관계문서의 사무소 기호, 분류기호, 일자제목을 기재하여 별도 보관할수 있다.

 

제32조(문서보관)

① 일반문서는 완결 후 업무별로 분류 문서번호에 의하여 철하였다가 연도별로 편철하여 보존한다.

② 기밀을 요하는 비공개 문서는 “비”자를 적서로 표시하고 관리사무소장이 직접 취급한다.

③ 첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 기관 또는 문서번호, 일자 및 제목을 기재하여 따로 보관한다.

④ 완결 문서는 다음 3종으로 구분하고 색인목록을 붙여 연도별로 편찬 보존하거나, 각종 전산매체로 보존할 수 있다.

1. 갑 종

취업규칙, 규약, 연혁, 규정집, 도서대장, 각종 회의록, 등록서류, 신고증, 각종 합의서, 부동산 대장, 비품 및 재산관리 대장, 간행물 원본 및 간행물 관리대장, 건물의 공사 설계도 및 시방서, 장기수선계획서, 안전점검관계 서류, 하자보수보증서 등 하자관련 서류 일체.

2. 을 종

기안문서, 발송문서, 예.결산서, 감사서류, 재정관계장부, 수입 및 지출전표, 각종 계약 서, 인수인계서, 신원보증서류, 사업계획서, 소송관계 서류, 건물 및 차량취득 처분, 관 리비조정집계표 서류, 입주민 총회로 결정한 사항관련 서류, 직인 사용부, 인감관리대 장, 하자보수 요구서 및 결과에 관련된 서류

3. 병 종

출근부, 증빙서, 건의서, 진정서, 일반 잡문서, 이력서, 근로계약서, 기타 서류, 물품 청 구서, 각종 업무 및 점검일지, 입주자대표회의 선거관련 자료, 입주민의 민원 및 건의 사항 처리결과

⑤ 전항의 을종 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 축소, 사본하여 갑종 문서로 취급할 수 있다.

⑥ 담당자는 매년도 초에 전년도에 완결된 문서의 색인목록을 작성하여 문서관리책임자에게 인계한다. 다만, 수시로 열람할 필요가 있는 완결문서는 3년까지 담당자가 보관할 수 있다.

⑦ 문서관리책임자가 문서를 보존할 때는 보존문서 기록대장에 보존 문서를 기록하고 대장을 보관하여야 한다.

 

제33조(미결문서의 보관)

① 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.

② 전 항의 미결문서 보관철에는 담당자명을 명기하여 색출에 용이하도록 하여야 한다.

 

제34조(문서 보존 기간) 문서의 보존기간은 법령 또는 별도의 규정이 있는 것을 제외 하고는 다음과 같이 정한다.

1. 갑종서류 : 영구보존

2. 을종서류 : 10년간 보존

3. 병종서류 : 3년간 보존

 

제35조(보존) 모든 보관철은 연도별, 분류문서별로 보존함을 원칙으로 한다.

 

제36조(보존문서,기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다.

 

제37조(점검 및 소독) 관리담당자는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시 하여야 한다.

 

제38조(보존문서의 폐기)

① 제34조의 규정에 의하여 보존기간이 끝난 문서는 입주자대표회의 및 관리소장의 승인을 얻어 이를 폐기한다.

② 폐기 문서는 보존문서 기록대장에 폐기 년월일을 기입하여야 한다.

 

제39조(재생) 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생 활용할수 있도록 한다.

 

제40조(보관철의 대출등)

① 보관철을 대출할 때에는 대출카드에 필요한 사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출 카드를 제거한다.

② 입주자 등이 문서의 열람 또는 복사를 하고자 할 때에는 관리사무소장의 확인을 거쳐야 하며, 관리담당자는 요청자의 신원과 열람의 목적, 열람내용 등을 기록, 유지관리한다.

 

제41조(인장의 관리)

① 인장의 관리책임자는 관리사무소장이 되며 인장의 관리소홀로 아파트관리에 불이익이나 명예가 실추되지 않도록 주의해야할 의무가 있으며, 직인을 사용할때는 직인 사용부에 기재하고 취급자의 날인을 한다.

② 관리사무소장은 필요한 경우 별도의 사용인감을 전 2항과 같이 등록하고 사용할 수 있다.(일반문서용과 회계관련용도 분리)

 

 

제5장 간행물 및 도서의 관리

 

제42조(간행물)

① 입주자대표회의 및 관리사무소는 사업계획이 정하는 바를 원활하게 집행하기 위하여 관리비납입고지서 및 감사보고서, 업무추진보고서 등 각종 간행물을 발간할 수 있다.

② 인쇄물 및 기타 간행물은 예산 범위내에서 입주자대표회의의 의결과 관리사무소장의 책임하에 간행한다.

 

제43조(도서 및 정기간행물의 구입) 관리사무소는 예산의 범위내에서 필요한 도서 및 정기간행물을 구입하여 관리한다.

 

제44조(정리보관) 구입 또는 기증 받은 도서는 도서관리대장에 기재하고 도서분류의 원칙에 따라 정리 보관한다.

 

제45조(열람 및 대출)

① 도서의 열람 및 대출은 문서관리책임자가 관장한다.

② 대출 받은 도서를 정당한 이유없이 장기간 반납하지 아니한 때에는 반납할 책임이 있는 자가 변상하여야 한다.

 

제46조(대출기간)

① 도서의 대출기간은 대출일로부터 7일이 경과할 수 없다.

② 7일이 경과 할 시는 제 청구하여 대출을 하여야 한다.

 

제47조(도서의 보존) 도서는 원칙적으로 영구 보존한다. 다만 관계법령의 개정 등으로 시효가 지나 필요없는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아 손.망실 처리를 할 수 있다.

 

 

제6장 비품 및 재산관리

제48조(대장의 비치) 관리사무소의 비품 및 재산관리의 정확성을 기하기 위하여 비품 및 재산에 관한 관리대장을 작성 비치한다.

 

제49조(취 득)

① 비품은 입주자대표회의 및 관리사무소장의 승인을 얻어 구입한다.

② 아파트의 고정자산(토지,건물), 30만원이상의 비품구입 등의 취득은 입주자대표회장의 승인을 얻어야 하며 100만원이상의 비품구입은 입주자대표회의의 의결하에 시행한다.

③ 단, 화재, 천재지변등 재난이 발생한 경우에는 전 2,3항에도 불구하고 관리사무소장은 선집행후 승인 또는 의결을 득할 수 있다.

④ 2항의 자산은 현금을 포함한 일체의 자산을 말한다.

 

제50조 (처 분)

① 사용불가한 비품의 처분은 관리사무소장의 승인을 얻어야 하며 관리사무소장은 지체없이 입주자대표회의에 보고하여야 한다.

② 고정자산의 처분 또는 매각 시 회계규정 제 ( )조에 따르거나 관리사무소장의 발의에 의거 입주자대표회의 승인에 따른다.

 

제51조 (비품관리) 비품에는 다음과 같이 관리번호를 부착한다.

 

○○ 아파트관리사무소

관리번호	비품명	금액	구입일자	구입처	관리담당자

 

 

 

 

부 칙

 

제1조(통상관례) 이 규정에 없는 내용은 통상관례에 준한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행일 이전에 발생한 사항에 대해서는 소급적용하지 아니한다.

제3조(시행일) 본 규정은 00년 00월 00부터 시행한다.